Au cours des dernières années, les enjeux de gouvernance d’entreprise sont devenus une des préoccupations majeures des dirigeants de PMEs et des associations.

Les 4 organes de gouvernance et leur horizon de prise de décision

La gouvernance s’articule autour de quatre organes distincts. Ces derniers se différencient sur 3 axes:

• Leur composition,
• L’horizon de temps auquel ils sont vigilants,
• La matérialité des décisions qu’ils prennent.

1. L’actionnariat

   L’actionnariat, composé des associés fondateurs et actionnaires externes, est représenté une fois par an au sein de l’Assemblée Générale. Les représentants des actionnaires ont pour objectif en Assemblée Générale de s’assurer que les objectifs à long terme de la société sont respectés. Leur horizon de décision est de 3 à 5 ans.

2. Le Conseil d’Administration

   Les représentants des actionnaires et l’administrateur délégué se retrouvent au sein du Conseil d’Administration. Il est de plus en plus commun de retrouver dans le Conseil d’Administration des administrateurs indépendants reconnus pour leur expertise. Le Conseil d’Administration a pour mission de prendre les décisions stratégiques pour assurer la pérennité de l’activité ou pour booster la société sur un horizon de 1 à 3 ans. Le Conseil d’administration se réunit en général chaque trimestre.

3. L’équipe de management

   Le management est en charge de la gestion quotidienne de l’ensemble de l’entreprise. La prise de décisions du management est orchestrée au sein du Comité de Direction ou Comité de Management. Les décisions, axées sur la gestion des principaux piliers de fonctionnement de l’organisation (Finance, IT, Sales & Marketing, HR, Opérations, Production) ont une portée de 3 mois à 1 an. Le Comité de direction se réunit en général tous les mois. Il se compose du responsable de chaque pilier.

4. Les équipes opérationnelles

   Au quotidien, les managers gèrent les opérations courantes avec les membres de leur équipe. Chaque semaine ou chaque quinzaine, les équipes se réunissent afin de suivre l’évolution des indicateurs clés des activités, des projets en cours et des problèmes à solutionner. Leur horizon de temps de décisions est de 2 semaines à 3 mois.

Nos constats et recommandations

Au fil de nos missions, nous avons constaté que dans les PME, ces 4 niveaux de gouvernance sont souvent implicites et confondus, voire absents. Cela a un impact négatif sur le processus de décision et sur l’autonomisation des équipes. Les risques pris par les actionnaires sont aussi soumis à rude épreuve.

Rappeler le rôle de chaque niveau de gouvernance est souvent nécessaire pour fluidifier la prise de décision, pour réduire les tensions et avancer plus sereinement. Réinstaurer un planning, un agenda standard et un reporting (aussi simple soit-il) est souvent requis pour assurer l’atteinte des objectifs de la PME. Le budget, la traduction financière des objectifs annuels, reste un guide nécessaire à la gouvernance.

Quand les actionnaires sont actifs dans le management, nous recommandons toujours d’assurer que toutes les fonctions de management nécessaires au bon fonctionnement de la société soient bien réparties entre actionnaires et membres du management. Cette répartition se fait en fonction de leur expérience et de leurs compétences.

Quelle répartition des rôles de gouvernance adopter au sein de mon organisation ?
Quels sont les niveaux de gouvernance adaptés à la taille de mon entreprise ?
Qui doit faire partie de quel organe de décision ?
Comment mettre en place un reporting utile mais facile à produire et à comprendre ?
Comment assurer une communication optimale et un respect des rôles de chacun ?

Kammco travaille à vos côtés aux enjeux de la gouvernance d’entreprise pour instaurer une gouvernance adaptée à la taille de votre organisation et à vos enjeux stratégiques. Etape par étape, au cours d’ateliers et de coanimation de réunions, nous établissons les bases d’une gouvernance saine et efficace : du comité de direction au conseil d’administration en passant par une gestion d’équipe optimisée. Contactez-nous !